27 Abr PASO A PASO PARA ORDENAR TU ARCHIVO
PRIMERO: ORGANIZACIÓN GENERAL DE TU ARCHIVO PERSONAL
Lo haces una única vez implementando este sencillo sistema:
El primer paso es sacar el viejo archivador, o en su defecto, reunir todos los documentos, papeles, etc que tienes regados por toda la casa.
Alista 4 cajas de archivo y con unos post-its escribe cuatro letreros: LEER, HACER, ARCHIVAR, BASURA para marcar cada caja.
Coloca:
1 folder colgante en LEER
2 folders en HACER uno lo marcas como URGENTE y el otro como PRIORITARIO
El número de folders que sean necesarios pensando en las categorías y volumen de documentos que tengas en ARCHIVAR.
1 bolsa de basura en BOTAR
CLASIFICA:
Toma cada documento y clasifícalos formando categorías según el tipo de información que contengan: recibos, cartas, etc.
DEPURA:
Comienza a revisar CADA UNO de los papeles que tienes en cada una de las categorías que hiciste y procede a ubicarlos dentro de cada caja, tomando en cuenta que sólo pueden caer dentro de esas 4 clasificaciones.
BOTAR:
Todos los papeles que por algún motivo guardaste pero ya no sirven, van a la basura
LEER:
Aquí vas a colocar todo lo que tienes pendiente por leer y nunca lo has hecho pero ha estado sobre tu escritorio o en algún otro lugar por meses.
HACER:
Aquí están los folders URGENTE y PRIORITARIO coloca en cada uno los documentos que tengas que tomar una pronta acción dependiendo de su prioridad:
URGENTE o PRIORITARIO
ARCHIVAR:
El resto de los folders colgantes van aquí. En ellos vas a ir archivando cada categoría en un folder. Recuerda que entre más funcionales estén las categorías, más rápido localizarás los papeles.
Ejemplos de categorías:
SEGUROS
RECIBOS
AUTOS
*Inicialmente marcas los folders con pos-it cuando ya tengas todos tus folders clasificados los puedes etiquetar con una etiquetadora (rotuladora) o los imprimes.
Cuando termines de organizar todos los documentos en cada categoría trasladas todos los folders de la caja de Archivar al archivero correspondiente. Así ahorras mucho tiempo y sabes que no habrá errores, simplemente pon atención en colocar la etiqueta correcta en cada folder.
Finalmente
Todo lo que está en BASURA como su nombre lo indica a la BASURA
Listo, ya quedó tu archivador organizado!!!
Pero un momento… ¿dónde ubicamos lo que está en los folders de LEER y HACER? …
SEGUNDO: MANTENIMIENTO DE TU ARCHIVO
Ahora que tu archivo está organizado y para mantenerlo así sigue estos pasos:
-
Sistema de Recepción
En tu escritorio u oficina o en donde haya una superficie plana pon un porta-folders como este:
En éste porta folders ubica las carpetas:
LEER: traslada aquí lo que pusiste en tu folder de LEER que salió de la organización general
PRIORITARIO: traslada aquí lo que pusiste en tus folders de PRIORITARIO que salió de la organización general
URGENTE: traslada aquí lo que pusiste en tus folders de URGENTE que salió de la organización general
Y adicionalmente en el porta folders tendrás una carpeta llamada: ARCHIVAR
Ahora etiqueta cada una de las carpetas
Para que luzca de manera armoniosa:
- Procura que las 4 carpetas tengan un diseño acorde con la decoración de tu oficina
- También puedes optar por tener cada carpeta de un color distinto así: azul para Leer, rojo para Urgente, naranja para Prioritario y verde para Archivar
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Bandeja de Entrada y Papelera
Ubica en tu oficina o estudio una bandeja de entrada y una papelera, déjalas cerca la una de la otra.
De ahora en adelante cada documento que llegue a diario ponlo sólo en alguno de estos dos lugares:
LA BANDEJA DE ENTRADA si vas a tomar alguna acción con él o si es basura de una vez va para la PAPELERA
3. Tareas Semanales
Posteriormente y con calma lo que quede en la BANDEJA DE ENTRADA dependiendo de la acción que vas a tomar lo ubicas en las carpetas del porta folders: LEER, URGENTE, PRIORITARIO o ARCHIVAR. No es necesario que hagas este paso a diario pero eso no significa que conviertas la bandeja de entrada en una pila interminable de papeles, procura que permanezca vacía, así tendrás ordenada tu información.
Los papeles que tengas en la carpeta de LECTURA, cuando termines de leerlos tienes dos opciones: pasarlos a tu carpeta ARCHIVAR o pasan a la PAPELERA hazlo de una vez. Ten en cuenta estar vaciando constantemente tu papelera, traslada lo que está aquí a la basura, NO dejes que se rebose.
Ve depurando semanalmente lo que tienes en las carpetas de HACER PRIORITARIO Y HACER URGENTE. La dinámica aquí es que los revises a diario dependiendo de la prioridad y no se te pase nada importante. Una vez termines ese pendiente lo pasas a tu carpeta de ARCHIVAR.
En cuanto a tu carpeta de ARCHIVAR define un día a la semana para archivar en su correspondiente folder del archivador. Así no pierdes tiempo durante la semana y lo haces todo de una vez.
Espero que esta información te sea de gran ayuda. Leer: Depuración Anual Documentos
TodoenOrden
Organización Profesional de Espacios
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